電子帳簿保存法の要件・運用は今後変更される可能性があります。最新情報は国税庁の公式サイトまたは税理士にご確認ください。
2024年1月1日から、電子でやり取りした請求書・領収書は電子データのまま保存することが義務化されました。以前は「印刷して紙で保管すればOK」でしたが、それは認められなくなりました。
個人事業主・フリーランスを含む、すべての事業者が対象です。
「電子でやり取りしたかどうか」で判断します。
| 対象になるもの | 対象にならないもの |
|---|---|
| メールで届いた請求書PDF | 店頭でもらった紙の領収書 |
| AmazonなどECサイトの領収書 | 手書きの領収書 |
| オンラインサービスの請求書 | 郵便で届いた請求書 |
| クラウドサービスからダウンロードした請求書 | FAXで届いた書類 |
- freee、Chatwork、Kajabi、STORESなどの月額請求書
- Zoom、Canva、Adobe、Microsoft 365などのサブスクリプション
- Amazon、楽天などECサイトの領収書
- 携帯電話・スマホのWEB明細
- 電気・ガスなどのWEB明細
- お名前ドットコムなどのドメイン更新費用
- Stripe、LステップなどのLINE系ツールの請求書
※プライベートの買い物や個人のスマホ料金は対象外です。
個人事業主は原則5年、最長7年。迷うなら7年分保存しておけば間違いありません。
電子データを保存する際は「検索できる状態」にする必要があります。最もシンプルな方法がファイル名に3つの情報を含めることです。
| 必須項目 | 例 |
|---|---|
| 取引年月日 | 20240315 |
| 取引先名 | Amazon |
| 取引金額 | 3980 |
推奨フォーマット
税込みで統一。領収書に記載されている「実際に支払った金額」を使う。
WindowsとMac共通で以下の記号は使用不可。
円マーク（¥）も不可。金額は 3980 または 3980円 と表記する。
法律上の決まりはないが、自分の中でルールを統一することが重要。毎回バラバラだと後から検索しにくくなる。
法律上は不要だが、後から探しやすくなる。
保存期間の管理がしやすくなる。
混在すると後から探しにくくなる。
並び順が崩れない。
| freeeファイルボックス | パソコンのフォルダ | |
|---|---|---|
| 向いている人 | freeeをメインで使っている | freeeをあまり使わない |
| メリット | 帳簿との紐付けが楽 | 自由に構成できる |
| デメリット | freeeに依存する | 自分で管理が必要 |
Claude公式サイトからダウンロードできるデスクトップアプリの中に入っています。ブラウザ版のClaudeとは別物で、デスクトップアプリを起動すると「Cowork」のタブが選べます。
Coworkを起動すると「アクセスを許可するフォルダを選んでください」という画面が出ます。許可したフォルダの中だけCoworkが触れるので、領収書・請求書が入っているフォルダを指定してください。
Windowsはcoworkを使うために「開発者モード」をオンにする必要があります。
開発者モードとは？リスクはないの？
通常のWindowsは「安全のために信頼できるアプリしか動かさない」という制限がかかっています。開発者モードにしただけで即座に危険になるわけではなく、ClaudeのデスクトップアプリはAnthropicの公式アプリなので、Coworkを使う目的であれば問題ありません。
以下をそのままコピーして使ってもらえばOKです。
Windows：フォルダを開いてアドレスバーをクリックするとパスが表示される
Mac：フォルダを右クリック →「パス名をコピー」で取得
読めます。PDFを開いて日付・取引先・金額を読み取り、その情報をもとにリネームしてくれます。ただし手書きのスキャンや画像PDFは読み取り精度が落ちる場合があります。
ファイルが消えたわけではなく、名前が変わったので検索でヒットしなくなっているだけの可能性が高いです。許可したフォルダを直接開いて中を確認してみてください。
Coworkに「さっきリネームしたファイルを元の名前に戻して」と指示すれば戻せる場合があります。ただし確実ではないので、作業前に必ずバックアップを取ることを伝えてください。
Coworkへの指示に「サブフォルダも含めてすべて処理して」と追記すると、階層をまたいで処理してくれます。
サブフォルダをまたぐとはどういうことか
「ファイル名のルール」「フォルダ構成」ページを参照してください。
厳密に言えば必要です。昨年分がすでにリネームされていれば問題ありません。未整理のまま残っているものがあれば、今からでも対応しておいた方が安心です。
個人事業主は原則5年、最長7年。迷うなら7年分保存しておけば間違いありません。
方法1：Gmailのフィルター機能（比較的簡単）
- Gmailを開いて検索バーの右端にある「▼」をクリック
- 「From」に自動保存したい送信元を入力（例：amazon.co.jp）
- 「フィルターを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」にチェックして「請求書」などのラベルを作成
方法2：Google Apps Script（技術的知識が必要）
GmailとGoogleドライブを連携させるスクリプトを書く方法です。今日の勉強会参加者には「将来的にこういうこともできますよ」という紹介にとどめるのが現実的です。
Coworkがアクセスできるのは「パソコンのフォルダとして見えているもの」です。メールアプリの内部はパソコンのフォルダとは別の場所にあり、アプリが独自に管理しています。
CoworkがブラウザでGmailを操作できるかどうかは、実際に「Gmailを開いて添付PDFをダウンロードして」と指示してみて確認するのが確実です。
Coworkで試す価値はあります。「このフォルダのPDFを読んで、請求書と領収書に分けてサブフォルダに振り分けて」という指示は通る可能性があります。ただし精度は100%ではないので、処理後に必ず目視確認すること。
コードで実現する場合（Claude Code使用）
Pythonを使えばPDF読み取り→種別判定→ファイル名生成→フォルダ振り分けまで完全自動化できます。
Coworkで対応できます。「このフォルダのファイル一覧を読んで、日付・取引先・金額・ファイル名をExcelにまとめて」と指示すれば台帳を自動生成してくれます。これは電帳法の索引簿としても機能します。
まずCoworkに「ダウンロードフォルダとデスクトップの中にあるPDFを一覧にして」と指示してみてください。散らばっているファイルの全体像が見えてきます。
- freeeのカード連携が記録するのは「いつ・いくら・どこで使ったか」という明細情報
- 電帳法が求めているのは「その取引の証拠となる電子データそのもの」
- Amazonで買い物をしたなら、Amazonから届いた領収書PDFが「証拠書類」になる
クレジットカード明細は帳簿の記録としては有効ですが、取引の証拠書類の代わりにはなりません。
電子で届いたものは保存が必要です。ただし店頭でカードを使って紙のレシートをもらった場合は、その紙を保管しておけばOKです。
今まで通り紙のまま保管でOKです。電帳法は「電子でやり取りしたものを電子のまま保存しなさい」という法律なので、最初から紙のものは紙のまま保管で問題ありません。
法律上は任意です。ただし電子化しておくと後から探しやすくなるメリットはあります。
電子で届いたものはデジタルで管理、紙でもらったものは月ごとに封筒にまとめて保管、という形で割り切るのがシンプルです。
どのパターンかを最初に確認する。パターンCの人は先にフォルダを整理してからCoworkに渡す。
リネーム前のフォルダをコピーして別の場所に保存しておく。これは必ず伝える。
いきなり全部やらずに、数ファイルで動作確認してから全体に広げる。
